Quels sont les délais de conservation des documents d'une association ?
Une association doit conserver certains documents pour prouver l'existence d'un droit ou d'une obligation. Les délais de conservation varient en fonction de la nature des documents. La liste ci-dessous est donnée à titre non exhaustif : en effet, selon la situation, d'autres documents peuvent être à conserver.
Existence de l'association
Les documents concernant la création de l'association sont les suivants :
Déclaration de l'association (copie du dossier déposé en préfecture)
Copie de la demande d'insertion au registre des associations et fondations d'entreprise (JOAFE)
Extrait du JOAFE dans lequel a été publiée la déclaration (témoin de parution)
Statuts modifiés par ordre chronologique
Règlements intérieurs modifiés par ordre chronologique
Ils doivent être conservés pendant toute la durée d'existence de l'association.
Toutefois, il est conseillé de les garder de manière illimitée.
Documents concernant les membres de l'association
Les informations concernant les membres (nom, prénoms, adresse,...) ne peuvent pas être conservées après leur démission ou leur radiation.
Toutefois, elles peuvent être conservées suite à un accord exprès de leur part (c'est-à-dire en manifestant leur volonté de façon apparente, soit par écrit, soit devant des témoins,...).
Fonctionnement de l'association
Les documents concernant le fonctionnement de l'association sont les suivants :
Convocations de l'assemblée générale
Feuilles d'émargement, pouvoirs
Procès-verbaux d'assemblée
Bilan d'activités
Rapports du commissaire aux comptes
Ils sont à conserver au minimum 5 ans.
Documents financiers
Les documents financiers sont les suivants :
Comptes annuels
Livres comptables
Pièces justificatives
Ils doivent être conservés au minimum 10 ans .
Documents fiscaux
Les documents permettant de justifier ce que l'association doit ou non aux services fiscaux sont à conserver au minimum 6 ans.
Il en est de même des doubles des reçus des dons remis aux donateurs pour réduction d'impôt.
Documents concernant les personnels de l'association
Type de document | Durée de conservation |
|---|---|
Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) | 5 ans |
Registre unique du personnel | 5 ans à partir du départ du salarié |
Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite... | 5 ans |
Document portant sur les charges sociales et la taxe sur les salaires | 3 ans |
Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation | 1 an |
Déclaration d'accident du travail auprès de la CPAM | 5 ans |
Documents concernant les locaux de l'association
Type de document | Durée de conservation |
|---|---|
Titres de propriété et actes de ventes | Durée d'existence de l'association. Il est conseillé de les conserver de manière illimitée. |
Contrats de bail, état des lieux, quittances de loyer | Durée du contrat + 5 ans |
Contrat d'assurance | Durée du contrat + 2 ans |
Factures de gaz et d'électricité | 2 ans |
Factures d'eau |
|
Factures de de téléphonie (fixe et mobile) et internet | 1 an |
Conservation des archives
La loi n'oblige pas les associations à verser leurs archives aux archives municipales ou départementales.
Les associations peuvent proposer aux archives municipales ou départementales les documents dont elles jugent qu'ils présentent un intérêt historique.
Les archives municipales collectent et conservent les documents produits ou reçus par les services et établissements municipaux et les documents d'origine privée concernant la ville concernée.
Les archives départementales collectent et conservent les documents produits par les services publics situés dans le département et les documents privés intéressant l'histoire locale.
Mairie
mairieArchives départementales
archives_departementalesEn résumé
Type de document | Durée de conservation |
|---|---|
Documents portant sur la création de l'association | Illimitée |
Documents portant sur le fonctionnement de l'association | Au moins 5 ans |
Documents financiers | Au moins 10 ans |
Documents fiscaux | Au moins 6 ans |
Documents portant sur les personnes de l'association | Variable (entre 1 et 5 ans) |
Documents portant sur les locaux de l'association | Variable (entre 1 an et illimité) |
Où s'adresser ?
Références
Code de commerce : article L123-22
Délai de conservation des documents financiers
Livre des procédures fiscales : article L102B
Délai de conservation des documents fiscaux
Livre des procédures fiscales : articles L169 à L169A
Délai de conservation des documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires
Code civil : article 2224
Délai de conservation des document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite...
Code de la sécurité sociale : article L244-3
Délai de conservation des documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires
Code du travail : articles L3243-1 à L3243-5
Article L3243-4 : délai de conservation des bulletins de paie
Code du travail : article R1221-26
Délai de conservation des mentions portées sur le registre unique du personnel
Code du travail : article D3171-16
Délai de conservation des informations relatives aux horaires de travail et aux astreintes
Code du travail : article D4711-3
Délai de conservation des déclarations d'accident du travail
Les numéros à connaître en cas d'urgence
Les numéros d'appel d'urgence permettent de joindre gratuitement les secours 24H/24
N° D'APPEL D'URGENCE
Si vous êtes victime ou témoin d'un accident dans un pays de l'Union Européenne.
SAMU
Le Service d'Aide Médical Urgent
POLICE SECOURS
Pour signaler une infraction qui nécessite l'intervention immédiate de la police.
SAPEURS POMPIERS
Pour signaler une situation de péril ou un accident concernant des biens ou des personnes et obtenir leur intervention rapide
N° d'urgence pour les personnes sourdes et malentendantes
Si vous êtes victimes ou témoins d'une situation d'urgence qui nécessite l'intervention des services de secours.Numéro accessible par fax et SMS.
Si vous être une personne ou une famille rencontrant des difficultés sociales. Signaler une situation de détresse,
SAMU SOCIAL - 115
Numéro d'urgence et d'accueil des personnes sans abri
Par téléphone: 115 (gratuit depuis un fixe et un mobile en France métropolitaine et en outre-mer)
Ouvert du lundi au dimanche et fonctionnant 24h/24